Kategori: Referater

Referat fra bestyrelsesmøde d. 19.09.2017

Til stede: Rikke, Jens, Lisbeth, Palle, Jens Ove, Børge og Trine

Afbud: Ingen

Dagsorden:

1. Strategi og handleplan
2. Opfølgning på overdragelsesmøde
3. Opfølgning fra GF
4. Medlemsliste og omdeling af skrivelse
5. Evt.

Vi tog dagsorden i alternativ rækkefølge

Ad 4)

• Vedr. medlemsliste: Børge informerede om, at der er 104 betalende medlemmer + haveforeningen i Vejlauet ud af 249 parceller+haveforeningen – i alt betalt 57.000kr. i kontingent pr. 15.09.2017. Der er ca 30 nye betalende, ca samme antal er faldet fra.
• Hvordan får vi flere med i Vejlauet?

Skrivelse: Vi aftalte at lave en skrivelse til samtlige parceller. Rikke og Børge har begge lavet et forslag. Drøftelse af indhold. Det blev aftalt, at Rikke og Børge samskriver og sender et forslag til bestyrelsens medlemmer.

Vi fordelte os som følger i fht. uddeling af skrivelsen:

Under Lindene: Palle

Skovfyrvej: Jens

Under Rønnene+Ellestien+Åstrup Strandvej 57: Trine

Normanvej+Sogneskellet: Rikke

Bjergfyrvej+Svinbovej: Børge

Granstien (halvdelen): Lisbeth

Granstien (den anden halvdel)+Nobilisvej: Jens Ove

Mobil pay: Vi vil bestræbe os på at gøre indbetaling så let som muligt. Lisbeth tager kontakt til Thor og banken i fht. at få oprettet et Mobil Pay nr.

Ad. 2+3)

• Vedr. CVR: Er oprettet. Muliggør betalinger.
• Forsikring: Vi har besluttet ikke at bruge penge på en forsikring.
• 20km skiltning: Kan ikke lade sig gøre, da det ikke er lovligt.
• Støvgener og vejbelægning: Dusttex er en mulighed, men en dyr mulighed, som kun holder i ca 1 måned afhængigt af nedbøren i perioden. Vi kan konstatere, at den nye belægning på Skovfyrvej har reduceret støvgenerne betydeligt. Metoden er billigere ; Skovfyrvej, Svinbovej  + stabilt grus flere steder på Ellestien vil ca koste 22.000-25.000kr anslår Palle. Metoden har  en større holdbarhed end Dusttex. Bestyrelsen besluttede at arbejde videre på løsningen med ny belægning –  i første omgang på de store, mest befærdede veje; Under Lindene, Under Rønnene og Ellestien. Derefter de mindre veje og stikvejene.

Palle og Jens, som kører med traktoren, anførte, at arbejdet med at vedligeholde vejene er blevet større efter at belægningen er blevet udbedret. De anmoder om at få en tredje mand/vikar til at dele opgaven med. Lisbeth kender en, der måske vil hjælpe. Hun tager kontakt.

Der er få parceller, der ikke er med i Vejlauet og selv står for vedligeholdelsen af vejen ud for deres parcel. Det blev besluttet, at Rikke og Trine opsøger dem mhp. at få en tilkendegivelse af om de vil have ny belægning på vejen ud for deres parcel.

Vandafledning: Jens og Palle har fokus på de steder, hvor der samler sig mest vand. Der bliver løbende fyldt stabilt grus på – når vejen hæves, laver vandet ikke så store huller.

Hjemmesiden: Palle, webmaster,  reviderer hjemmesiden til næste møde. Rikke opfordrer medlemmerne til løbende dialog – ikke kun til generalforsamlingen. Børge anfører at vedtægterne trænger til en opdatering. Han laver et forslag til næste bestyrelsesmøde.

Ad. 1) Strategi og handleplan:

• Betalingsmetoderne gøres lettere; Mobil Pay.
• Prioritering: Belægning af ”nødder” på de store veje, derefter på de små veje og stikvejene.
• Løbende vurdering i fht. vandafledning.
• Vision: at blive mange flere medlemmer i Vejlauet
• Vision: Positiv dialog, solidaritet og fællesskab
• De vej-sagkyndige eksperter Jens og Palle skønner, at der nok ikke bliver behov for en arbejdsweekend i år, fordi vejene er blevet udbedrede. 

Ad. 5) Næste bestyrelsesmøde: afholdes d. 25.10.2017 kl. 18.30 hos Palle, Under Lindene

Ref: Trine

Referat Vejlaugs møde 22 maj 2017

Agenda:

• Opfølgning aftalte aktiviteter vinter 2016-2017
• Generalforsamling

Deltagere:

1. Thor Bramsen
2. Børge Nissen
3. Lisbeth Horn
4. Palle Nyberg

Fraværende

1. Jacob Troelsen
2. Henrik Kaa
3. Mikkel Troelsen

Opfølgning aftalte aktiviteter vinter 2016-2017:

I slut november afholdte Vejlauget en arbejdsdag. Ca. 20m3 grus blev fordelt vibreret og rettet af. Ca. 8 frivillige deltog i arbejdet. I foråret 2017 er Jens tiltrådt som ekstra traktor fører. Palle og Jens deler kørsel hver anden uge. Dette har fungeret rigtigt godt og kvaliteten på veje har været rigtig god. Det er aftalt at Palle bestiller mere grus til Svinbovej, hvor vi stadig kæmper med huller efter regnvejr. Jens har bygget materiel kasse ved traktor plads, således væsker og tilbehør til traktor nu kan opbevares sikkert. Den øgede kørsel i foråret har resulteret i behov for nye skær på høvl. Palle bestiller 2 nye sæt.

Generalforsamling:

Det er aftalt at generalforsamlingen i år afholdes et sted hvor vi ikke skal betale for lokaler.. Det er aftalt at vi selv køber kaffe og medbringer sodavand og øl der kan købes til arrangementet på denne måde kan vejlauget evt. få en lille indtægt i stedet for en udgift.

Thor og Lisbeth udarbejder og printer indkaldelse til generalforsamlingen. Vejlaugets bestyrelse omdeler denne skrivelse sammen med opkrævningsgebyr for medlemskab inden den 30 Maj.

Børge undersøger muligheder for afholdelse Generalforsamling i nærområde f.eks. Skæring Kirke

Henrik sørger for at revideret budget er udarbejdet inden næste bestyrelsesmøde.

Thor sender opdateret medlemsliste til Børge som fremover varetager vedligehold af medlemslisten

Thor undersøger mulighed for tilknytning af nye betalingsmetoder hos vores bank.

For detalje planlægning af generalforsamling afholdes endnu et bestyrelse møde den. 22 Maj. Hos Lisbeth Horn.

Agenda:

• Medlemsliste og omdeling af skrivelse
• Traktor og høvl, Service og skær
• Udbedring af huller på vejene
• Grus på vejene
• Adresse lister

Deltagere:

1. Thor Bramsen
2. Børge Nissen (Tlf. 22783219)
3. Jacob Troelsen
4. Henrik Kaa
5. Lisbeth Horn
6. Palle Nyberg
7. Mikkel Troelsen (Tlf. 23340007)

Palle har indhentet priser på afretning af veje med stor høvl, fordelt materiale (9000 kr) og tilføjet med nødder. 12 m3 nødder udlagt koster 3000 kr. Palle foreslår i stedet brug af grader ca. 10000 kr. Thor har talt med John vedr. udbedring af huller med stabilgrus og vibrering, John har givet et ca. tilbud på 10.000 kr. Hvor 5000 kr. er til arbejde og 5000 kr. til stabilgrus.

Der vedtages i bestyrelsen at der afsættes ca. 30.000 kr. til udbedring af vejene inden vinter, 10.000 kr. Til afretning med grader hurtigst muligt og derefter tilføjelse af materiale ca. 20.000 kr. På de udsatte områder. Palle taler med JN vedr. bestilling af grader og prøver at indgå aftale. Palle/Thor bestiller herefter materiale der fordeles på de mest udsatte steder.

Traktor er serviceret med ny olie og filtre osv. Nye skær er indkøbt da det gamle er slidt ned. Palle monterer nye skær. Traktor skal stadig synes, Palle taler med JN vedr. kontakt der kan afhente og derefter hente traktor pris ca. 2500 kr. (tidligere aftalt)

Vedr. omdeling af medlemslister

• Palle uddeler på Under lindende 44 stk.
• Henrik uddeler på Under rønnene + Ellestien 63 stk.
• Mikkel uddeler Normanvej + Sogneskellet 28 stk.
• Thor uddeler på Skovfyrvej 52 stk.
• Jacob uddeler på Nobilisvej + Granstien 55 stk.
• Børge på Bjergfyrvej + Svinbovej 31 stk.
• Lisbeth uddeler Granstien sin ende 10 stk.

Henrik varetager fortsat vedligehold af medlemslisten og koordinerer med Børge.

Næste møde afholdes hos Palle i januar måned. Palle indkalder.

Referat-generalforsamling-2016_Vejlauget-Skæring-Hede-Nord-2016

Vejlauget – Skæring Hede Nord

Opfølgning af punkter fra sidste møde.
• Henrik Kaa har nu adgang til Netbank, Palle er betalt. Bestyrelsens medlemmer bedes aflevere kvitteringer til Henrik asap. Girokort bestilles, Lisbeth scanner indbetalingskortet ind og sætter det nederst i bunden. Muliggør betaling via netbank eller indbetalingskort. Sendes til John der kopierer 300 stk.

• Informationsfolder vedr. vejlaugets aktiviteter er omdelt.

• Økonomi: Henrik Kaa laver Regnskab for 2016, Palle underskriver. Deadline 23 maj. 2016, Pt. Har vi ca-25.000:-

• Hjemmeside: Henrik Kaa, undersøger om vi har et udestående med Morten Fauerby vedr. hjemmesiden. Palle kontakter Michael for adgang til rettelser på hjemmesiden.

• Forsikring af traktor på plads, John sørger for at lave en aftale med vognmad der kører den ud og får den synet. Der afregnes med Henrik Kaa.

• Rammer til fliser på høvl: Rammen er målt op og monteres i løbet af en måned. Ideen med grobbetand droppes.

• Gammel Traktor: Gammel traktor er solgt for 3000 kr. Penge er modtaget.

• Kommunen træafhentning / udbedring af svinbovej-granstien: Så snart træer er afhentet renoveres vejen iflg. Gorm hos kommunen i løbet af ca. 1 måned.

• Ny chauffør traktor: Der har endnu ikke været muligt at lave en aftale med Leif.

• Ellestien problematik: Lisbeth er i dialog med kommunen vedr. status på Ellestien, afklares inden generalforsamling.

• Hvordan fjerner vi kanter fra vejen: Vi informerer om dette punkt på generalforsamlingen. Det kan være noget vi vil arbejde med aktivt i efteråret. Der er ikke tale om at alle kanter skal graves af, kun efter behov.

• Vi har brug for at få fyldt en del store huller op. Dette gælder flere af vores veje. Palle koordinerer hvor og John sørger for at bestille. Evt. resterende grus dumpes i vores depot. Vi regner med at få ordnet dette inden generalforsamlingen.

Kommende generalforsamling

• Palle indkalder til vejlaugsmøde tirsdag d. 24 maj.

• Salon Salon kontaktes for at finde en dato. John undersørger om det er muligt den 28 Juni 2016 Kl. 19.30

• Info brev skal være omdelt indenfor 2 uger. Lisbeth sender opdateret infobrev rundt for godkendelse og endelig udgave vedtages på næste møde hos Palle.

• Kaffe og te + frugt købes hos Salon Salon. Bestilles i forbindelse med booking af lokaler af John.

• Opdateret hjemmesiden med info om general forsamling, infobrev sendes til Michael/Palle.

• Omfordeling af generalforsamling info sker ligesom sidste omdeling af infobrev (Samme personer samme veje).

• Næste møde omhandler udelukkende generalforsamling, agenda, hvilke poster der skal genvælges, ordstyrer, indkomne forslag osv.

• Beretning af bestyrelsens arbejde i 2016 skal laves. Thor og Jacob.

Dagsorden til Møde 03-03-2016

• Bank overdragelse til ny bestyrelse
  Alle har underskrevet.
  Henrik sender Asap. til Danske bank.
  Afregning med Palle + Div udlæg bestyrelse
  Girokort skaffes.
• Informationsfolder vedr. vejlaugets aktiviteter / indbetalingskort
  Info blad uddeles. Thor sender til John der printer 250 stk.Palle: Under lindene
  Henrik: Under Rønnende
  Skovfyrvej: Thor
  Jacob: Nobilisvej + ud til marken
  John: Nordmandsvej
  Lisbeth: Svinbovej Granstien Bjergfyrvej
• Økonomi.
  Henrik danner sig et overblik vedr. Øko i 2016
  Forslag til budget i 2017

Kørsel af traktor 20.000
Grus 15.000
Traktor material vedligehold 10.000
Møder og general forsamling 10.000

• Hjemmeside
  Jacob koordinerer med Møller
  John undersøger hvad der eksisterer.
  Dandomæne Henrik Kaae undersøger hvad der eksisterer
  Login på domæne navn.
  Henrik undersøger hvornår der skal betales.
• Forsikring traktor / Syn af traktorSkifter forsikringen fra den gamle til den nye –Palle sørger for dette oplysninger vedr. nuv. Forsikring igennem Henrik Kaae. Ellers oprettes en ny ansvarsforsikring. Registreign af forening kan være nødv. Henrik Kaae hjælper herom.

Omregistrering Palle undersøger om den kan ejes af foreningen således syn undgåes i fremtiden ved udskiftelse af bestyrelsen. Hvis det viser sig at foreningen skal være reg. Hjælper Henrik Kaae med dette.

Syn af ny traktor, hvis nødvendigt.

• Rammer til fliser på høvl

John og Palle måler op og bygger.

Grobbe tand, John og Palle undersøger hvordan den kan laves og hvad den koster.

• Gammel Traktor.
  Forsøges sælges Pris: Lisbeth giver et bud på den.
  Thor sender billeder.
  Thor opretter annonce på DBA
  Lisbeth sætter til salg.
  Hvis den ikke kan sælges sikrer John afhentning.
• Kommunen træafhentning / udbedring af svinbovej-granstien

Thor kontakter kommunen og prøver at få dem til at udbedre svinbovej + grus + tromling, tager også diskussion vedr. afhentning af træ.

• Ny chauffør traktor (vedligeholdelse plan)
  John skaffer 2 ekstra nøgler kopier.
  Leif tiltræder som ekstra chauffør, Palle lærer ham op. Og ruter fordeles.
• Ellestien problematik.
  Lisbeth kontakter teknisk forvaltning vedr. ellestien således vi kan få undersøgt mulighederne for åbning.
• Evt. nye punkter?
  Hvordan fjerner vi kanter fra vejen (vulster)? John kan skaffe maskineri og Palle kan afsætte en dag til at grave. John og palle koordinerer.
• Jacob indkalder til næste møde medio April

 

 

 

 

 

Vejlauget – Skæring Hede Nord
Bestyrelsesmøde 22. november 2015 (nr. 3)

Tilstede: Palle, Jacob, Henrik, Lisbeth og John(ikke med fra start)
Fraværende: Thor

Vi skal have lavet strategi, handlingsplan og budget.

Mail fra Ingeid Knudsen:
John har talt med Ingeid og fortalt, hvem hvad og hvordan. Det er svar nok. Ingen behov for retur mail.
Mail fra Ole Gottwald: (Hvem skriver mailen? Thor?)
Svar: Vejlauget vil have en dialog med lodsejerne i området omkring bevoksning og arealer ud til fælles vej. Vejlauget overlade til de enkelte lodsejere, hvis der skal ske anmeldelse til Kommune e.l. tiltag.
Kommunen/Hedeselskabet vil reetablere Svinbovej og Granstien i det område, de har haft kørsel med de store maskiner.

Opgaver:
Info brev til alle beboere: Thor og Lisbeth arbejder på et oplæg. Skrivelsen sendes rundt til bestyrelsen til godkendelse, før det sendes ud. Sammen med det sendes opkrævning og skema til retur vedr. mailadresser og evt. ønske om ingen kørsel med traktor.
Køb fa traktor: Emnet i Mariager er ikke aktuelt. Muligvis udsættes investeringen til næste år. Såfremt formuen bruges til renoveringen af Svinbovej.
Hjemmeside: Christina vil ikke påtage sig opgaven. Henrik kender en webdesigner: Silas. Kontakter ham for at høre, hvad det vil koste at renovere nuværende hjemmeside. Palle vil gerne påtage sig vedligeholdelse og opdatering af indholdet på siden for et vederlag.
Arealer ud til fælles vej: Vi vil have dialog med lodsejerne omkring evt. problemområder. Vi vil ikke ”føre krig” eller blive uvenner med lodsejerne. Vi overlade til de enkelte lodsejere, hvis der skal ske anmeldelse til Kommune omkring ting, der kan genere andre.
Vi kan lave en standardskrivelse, vi kan dele ud til de grunde, hvor der er synlige problemer, hvis ikke vi kan få lodsejeren i tale. For eksempel: Vi har fået en henvendelse omkring……. Og derfor…….
Vedligeholdelse af veje:
• Tidsplan: Kan vi nå det i 2015? hvad med vejret?
• Kunne vi ”kræve”, at det firma, der skal udføre arbejdet, skal levere en løsning på problemet her og nu? Evt køreplader over hullerne.
• Jacob, Thor og John arbejder videre med indhentning tilbud. Danjord, Lindå Balle Maskinstation og ”John på hjørnet. (Der er efterfølgende modtaget et tilbud fra LBM på 40.050 kr. + moms og det forventes at arbejdes sættes i gang snarest)
Kasserer jobbet: Henrik overtager opgaverne fra Lasse hurtigst muligt.
Budget for 2015/16: Der skal sættes økonomi på alle vores tiltag og styr på indtægterne. Hvad er der af penge på kontoen p.t.?
Nyt skær til vejhøvl: Palle, Henrik og Bent tager sig af monteringen. Faktura på 2.300 kr. er modtaget.
Kørsel med traktor: Palle kører så tit, han kan p.g.a. vejeret.

Næste møde???? kl. 18.30 hos Jacob Skovfyrvej 55
Vi takker Palle for god forplejning

Vejlauget – Skæring Hede Nord
Bestyrelsesmøde 22. oktober 2015 (nr. 2)

Tilstede: Palle, Jacob, Thor, John, Lisbeth.
Fraværende: Henrik

Vi skal have lavet strategi og handlingsplan.

Brevet fra Ellestien:
• Vi ignorerer brevet.
• Palle er blevet provokeret på sin tur med traktor i området.
• Der ønskes ikke, at der bliver kørt på det pågældende stykke p.t. p.g.a. støvdæmpende belægning.
• Åbning af Elestien kan ikke lade sig gøre ifl. brevet. Vi venter med denne sag. Andet er vigtigere p.t.

Opgaver:
Info brev til alle beboere: Thor og Lisbeth laver et oplæg til næste møde. Hvad vil vi gøre ved huller, hvad arbejder vi med p.t., få alle til at melde sig ind/sende betalingskort med. Tilbagemelding til Vejlauget, hvis der ikke skal køres på bestemte stykker. Vores mål er mail adresser på alle medlemmer.
Ikke opkrævet kontingent: Haveforeningen har ikke modtaget indbetalingskort. Palle har givet dem et. Der er flere nye beboere, der har tilkendegivet, at de vil melde sig ind.
Køb fa traktor: Der er undersøgt forskellige emner. Palle og Thor undersøger et emne i Mariager i weekenden. Ca 50.000 kr.
Hjemmeside: John foreslår, at Christina måske vil hjælpe. John undersøger sagen. John har måske koderne til hjemmesiden.
Vedligeholdelse af veje:
• Bestyrelsen var på ”Tur” hen af Svinbovej den 10.september 2015
• Vi arbejder videre med at få brønde på venstre side i det første stykke af svinbovej. Disse skal have afløb til regnvandsledningen/kloakeringen.Ca 10.000+moms pr. brønd. Bedste løsning 4 stk. frem til Bjergfyrvej.
• John indhenter tilbud fra Danjord og fra en tidligere ansat, der har eget firma.
• Vejhældningen skal ændres til ”konvolut-ældning”
Kasserer jobbet: Henrik overtager opgaverne fra Lasse hurtigst muligt. Har sandsynligvis allerede styr på det. Hvis der er brug for hjælp, siger Henrik til eller fra.
Budget for 2015/16: der skal sættes økonomi på alle vores tiltag og styr på indtægterne.
Nyt skær til vejhøvl: Jacob hjælper med at sætte det på. Der skal boers nye huller m.v.
Kørsel med traktor: Palle har siden august kørt ca. 4 gange pr. måned.

Næste møde 12. november kl. 18.30 hos Palle Under Lindene 21
Vi takker Thor for flot forplejning