Forfatter: Vejlauget

Referat af Generalforsamling i Vejlauget Skæring Hede Nord onsdag 26. august 2020

1. Valg af referent og dirigent.

Thor Bramsen er valgt til referent og Niels Herping er valgt til dirigent

Dirigenten redegjorde for lovligt udsendt indkaldelse og oplyste, at der til generalforsamlingen er fremmødt 23 stemmeberettigede grundejere.

1. Bestyrelsens beretning.

Indsat skriftlig beretning i ”kursiv”:

Siden generalforsamlingen i 2019 har bestyrelsen holdt 9 møder.

Vores handlingsplan fra 2019 og til nu har været:

• Fortsat gode veje til alle.
• Fortsat at minimere støvgener og huller i vejene.
• Flere betalende grundejere.
• Bedre forståelse fra grundejere, om at grene, hække og andet til gene for trafikken skal minimeres. Rabatterne/fortovene tilhører ikke den enkelte grundejer, men man er ansvarlig for at holde dem.
• Fortsat gøre opmærksom på, at man kører hensynsfuldt – både i forhold til mennesker og dyr på vejene, men også med henblik på vejenes beskaffenhed og støvgener generelt.

Vi har haft meget fokus på Dustex-behandling af vejene. Vi påbegyndte behandlingen i 2019, hvor vores traktor blev klargjort til, at den også kunne behandle med Dustex. Det krævede en del ’Georg Gearløs’ opfindelser fra Jens-vejmand, men naturligvis har han løst opgaven.

Det er åbenlyst, at mange har vænnet sig til Dustex-fordelene. Vi modtager mange positive henvendelser omkring vejenes tilstand.

I løbet af tørre perioder, får vi en del henvendelser omkring, hvornår der køres med Dustex.

Som alle andre, ser vi jo også gerne, at støv bliver minimeret så meget som muligt.

Ved sidste års generalforsamling, blev udgifterne omkring Dustex gennemgået.

Vi kan se, at det er en fin løsning, men – som forudset – er den ikke billig.

Selvom vi er blevet flere, der gerne vil betale det årlige bidrag på kroner 500,- er det stadigvæk kun lidt over halvdelen af samtlige grundejere, som reelt bidrager til, at vores fællesveje er så farbare som muligt. Pr. 21.08.2020  er vi 141 betalende medlemmer af vejlauget.

I maj måned havde vi brugt halvdelen af vores Dustex-budget.

Vejrguderne har denne sommer hjulpet os, da regn har præget meget af tiden.

Havde vi fået en solrig sommer som i 2018, ville vi ikke kunne følge med.

Vi har brug for meget mere opbakning omkring betaling af vejbidrag.

For den siddende bestyrelse vil det altid være optimalt, at det årlige vejbidrag indbetales i starten af året. Det giver den bedste mulighed for at vurdere, hvilket rådighedsbeløb der er til varetagelse af vejenes vedligehold.

Det er ikke kun fryd og gammen omkring vores veje.

Her kommer en lille opsummering, som vi alle kan tage med os.

Vi modtager en del klager over, at folk kører for hurtigt. Vi bemærker det jo også selv. Det er så enkelt!  Færdselsloven er også gældende for private, fællesveje.

Hastigheden skal tilpasses forholdene. Ved max 20 km/t reducerer vi både støvgener og slitage på vejene.

Vi modtager også klager over, at rabatterne bruges til alt fra ekstra biler, skraldespande og både – ligesom der beplantes, lægges store sten og buske/træer beskæres ikke, så udsynet er utroligt dårligt visse steder.

Rabatterne er beregnet til gående og til at biler kan vige fra hinanden – de er ikke en udvidelse af ens egen matrikel.

Fra vognmænd får vi klager over lavthængende grene, der ødelægger deres presenninger. Udbedres det ikke, er der flere, som nægter at køre ind i området.

Dybest set fungerer vejene rigtig flot. Vi skal alle køre efter forholdene.  Flere grundejere skal gribe til foret og betale vejbidrag – og vi skal se kritisk på egen matrikel og rette op på de ting, som kræves her og der.

1. Regnskab 2019 samt forslag til Vejbidrag 2021.

Regnskab 2019:

Underskud på ca. 8000 kr. i år

Flere medlemmer ønskes for at dække dette underskud. Det er primært behandling af Dustex der har bidraget til dette underskud.

Regnskabet blev godkendt af forsamlingen.

Vejbidrag for 2021:

Bestyrelsen foreslår et øget vejbidrag til 750 kr. gældende fra 2021, dette er en forudsætning for at Vejlauget kan fortsætte med at behandle vores veje med Dustex.

Kommentarer:

Ellegaard, Bjergfyrvej 9:

Mener det er en dårlig ide, dyrere vejbidrag vil lede til færre betalende.

Bramsen, Skovfyrvej 21:

Mener ikke vejbidragets forøgelse vil ikke skræmme majoriteten af vejlaugets medlemmer.

Ekelund Under Rønnene:

Foreslår at Vejlauget fremover sælger ydelsen af Dustex til de medlemmer der ønsker for at løse problematikken.

Niels Herping foreslår en gruppe per vej for indkrævning af vejbidrag.

Lisbeth Under Rønnene

Foreslår øget synlighed gennem oplysende arbejde og faste betalingsdatoer.

Bestyrelsen er positiv for forslag om at kontakte ikke betalende beboer, vedr. en fremtidig betaling og medlemskab af Vejlauget.

(Trine, Lisbeth, Tanja, Karen, Niels og Rikke melder sig til dette frivillige arbejde)

Afstemning:

13 Stemmer for forhøjelse af vejbidrag kr. 250 gældende fra 01.01. 2021.

7 Stemmer imod.

Forslaget er vedtaget.

1. Behandling af fremsendte forslag fra medlemmer.

Ingen forslag er modtaget af bestyrelsen.

1. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer.

På valg er:

Lisbeth Horn, fungerende kasserer, Lisbeth ikke ønsker at genopstille.

Børge Nissen, fungerende medlemsansvarlig og postmester, genvalg modtages.

Valg:

• Flemming Furholm (Under Rønnene) blev valgt som ny bestyrelsesmedlem for en periode på 2 år.
• Børge Nissen blev genvalgt til ny periode på 2 år.

1. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.

På valg er:

Jens Overgaard vores ”vejmand”, genvalg modtages.

Jens Ove Hansen, genvalg modtages.

Valg:

• Jens Overgaard og Jens Ove Hansen blev valgt for ny periode på 1 år.

1. Valg af revisor.

På valg er:

Henrik Kaa, genvalg modtages.

Valg:

• Henrik Kaa blev valgt for ny periode på 1 år.

1. Valg af revisorsuppleant.

På valg er:

Hans Jacob Meyer, genvalg modtages.

Valg:

• Hans Jacob Meyer blev valgt for ny periode på 1 år.

1. Eventuelt.

Ekelund Under Rønnene, Foreslår at vi indfører mere frivillig arbejdskraft til vejlauget?

Bestyrelsen svarer at de er udarbejdet en positivliste for frivillig arbejdskraft der fremover vil blive opdateret.

Bramsen Skovfyrvej 21

Foreslår samarbejde med grundejerforening vedr. fortovs problematik beskrevet i udsendt pjece fra vejlauget.

Bestyrelsen vil diskutere dette på næste bestyrelsesmøde.

Mail fra Ole Gottwald: Manglende Dustex på Granstien?

Jens: Primær fokus har indtil videre været de gennemgående veje, grundet en økonomisk betragtning. I fremtiden vil alle veje (undtagen stikveje) i vores område blive behandlet med Dustex.

Øvrige bemærkninger til bestyrelsen?

• Medlemsliste på hjemmeside bør opdateres.
• Fast betalingsdato, januar
• Haveforeningen, Hvor mange stemmer har haveforeningen i afstemninger?

Dirigenten afsluttede mødet.

Skæring den: Skæring den:

Dirigent: Formand:

Sted: Skæring Kirke

Dagsorden:

1. Valg af dirigent: Niels Herping
2. Valg af referent: Trine Tholstrup

Dirigenten erklærer, at Indkaldelsen er modtaget rettidigt – 3 uger før.

1. Afstemning om de på ordinær GF-18 enstemmigt vedtagne vedtægtsændringer (bilag til indkaldelse)

Mads Peter Bak UL4. stiller spørgsmål til foreningens formål.; Foreningens formål er at vedligeholde vejene og varetage kommunikationen med kommunen. Det præciseres, at det er kommunikationen med hensyn til  vejene, der menes. Formuleringen kan ikke ændres på den ekstraordinære generalforsamling.

Afstemning:  15 ja, 2 nej. De nye vedtægter blev således vedtaget.

1. Eventuelt

-Ros til Vejlauget for vejenes standard. 

-Vedr. dustex; Mads Peter Bak anmoder om, at der ikke køres lige efter, at der er lagt dustex. Punktet var også oppe på den ordinære generalforsamling, hvor der blev forklaret, at det desværre var en kommunikationsfejl.

-Medlemstallet er steget til 142.

– Anmodning om, at man holder hastigheden på max  20km/t for at passe på hinanden og vejene.

Referat og de iht. GF18 redigerede og besluttede vedtægtsændringer udsendes til de til Vejlauget oplyste mailadresser samt uploades på vores hjemmeside www.vejlauget.com

Dagsorden

1. Valg af referent og dirigent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Regnskab 2017 samt forslag til Vejbidrag 2019.
4. Behandling af fremsendte forslag fra medlemmer.
5. Behandling af forslag til vedtægtsændringer fra bestyrelsen.
6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer.
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Valg af revisor.
9. Valg af revisorsuppleant.
10. Evt.

Pkt. 1: Valg af referent og dirigent

Referent bestyrelsens forslag Thor Bramsen valgt med applaus.

Dirigent bestyrelsens forslag Niels Herping Hansen valgt med applaus.

Dirigenten bekendtgjorde, at indkaldelse til GF var udført i overensstemmelse med vedtægterne, samt at 26 af aktuelt 133 stemmeberettigede medlemmer var til stede.

For godkendelse af vedtægtsændringer skal 25% medlemmerne være til stede, 26 fremmødte stemmeberettigede udgør kun ca. 20%, endelig godkendelse af vedtægtsændringer vil derfor først kunne ske på en efterfølgende generalforsamling.

Pkt. 2: Bestyrelsens beretning 2017 mundtligt fremlagt af formand Rikke Goerlich

Skriftlig beretning er indsat i ’kursiv’:

Vi havde overdragelsesmøde med Thor og Henrik fra forrige bestyrelse i august måned 2017. Siden har bestyrelsen holdt 7 møder.

Vores første bestyrelsesmøde inkluderede en strategi- og handlingsplan:

• bedre veje, dialog, fællesskab og solidaritet.
• Betalingsmetode gøres nemmere, Bankoverførsel suppleres med Mobile Pay.
• Vejenes kvalitet søges forbedret under hensyntagen til vejlaugets økonomiske muligheder ved rettidig udlægning af nødder først på de store veje, herefter stikvejene samt løbende vurdering af afvandings forhold.

Visioner:

• Tiltag for at øge antal af betalende grundejere.
• Tiltag for at få flere grundejere til at oplyse mailadresse til VL.
• Revidering af hjemmeside.

Vejene er nu alle belagt med ’nødder’ og stabilgrus, hvor det har været skønnet nødvendigt. Faktisk er vejene så gode nu, at det udløser en anden udfordring. Der køres desværre for stærkt, specielt på de lange, gennemgående veje. – Vi opfordrer til at køre hensynsfuldt.

Se i dit bakspejl om du støver.

Vi har gennemført 3 informationsskrivelser til samtlige ejendomme sendt på mail eller afleveret i postkasse med reminder om. En omdeling i september 2017, en i marts 2018 og en i forbindelse med indkaldelse til GF 18.

Der har hersket usikkerhed omkring, hvilken periode betaling til vejlauget dækker. For 2018 og fremadrettet gælder, at modtagne indbetalinger er gældende for det kalenderår indbetalingen er modtaget, på årets ordinære generalforsamling giver alene de på generalforsamlingen registrerede indbetalinger tale- og stemmeret.

For bestyrelsen er det optimalt, at man indbetaler i starten af året. Det giver os en mulighed for at kunne kalkulere med, hvilket rådighedsbeløb vi har til varetagelse af vedligeholdelsen.

Tiltag omkring flere betalende grundejere har båret frugt, dags dato er vi ud af 254 mulige xxx grundejere, der har betalt vejbidrag for 2018.

Det er rart, vi er så mange, der bidrager til ’gode veje’.

Jo flere der betaler, des ’bedre veje’.

Vejlauget har fået et cvr-nummer, som er en betingelse for opretning af MobilePay.

Vi har i løbet af året modtaget mange mailadresser fra grundejerne, det er vi taknemmelige for, da hver eneste oplyst mailadresse sparer VL for udgifter til print og konvolutter samt bestyrelsen for tid og skosåler.

I den forbindelse er vi opmærksomme på, at EU persondataforordning er trådt i kraft 25.05.2018.

Under hensyntagen til dette skal vi oplyse:

• at de til VL oplyste mailadresser og tlf. nr. alene anvendes til vejlaugsrelevante informationer for vejlaugets omfattede grundejere.
• at oplyste mailadresser og/eller telefonnumre ikke offentliggøres eller videregives til tredje part.
• at oplyste mailadresser og telefonnumre opbevares på behørigt beskyttet pc og database.
• at oplyste mailadresser og telefonnumre til enhver tid vil blive slettet efter anmodning til bn@koknissen.dk

I det forgangne år har vi endvidere udarbejdet forslag til vedtægtsændringer samt påbegyndt revidering af vores hjemmeside. Vi har i vejlauget været begunstiget af et særdeles engageret og kompetent hold af udførende vejpassere. Stor tak til hele holdet.

Bestyrelsen har et rigtigt godt og velfungerende arbejdsklima, hvor den enkelte tager sig af de opgaver, ens kompetence ligger.

Det betyder, at vi i år ikke skal sidde ved en GF og mærke stilheden, hvis nye skal findes til bestyrelsen.

De, som er på valg, genopstiller ☺

Bestyrelsens visioner og mål for det kommende forenings år er:

• Endnu flere betalende grundejere.
• Endnu bedre veje.
• Vurdering og tiltag for forbedring af vejafvanding.
• Indsamling af flere mailadresser.
• Fortsat arbejde med revidering af hjemmesiden.

Bemærkninger til beretningen:

Åse Elsborg, Under Rønnene ønsker, at bestyrelsen overvejer, at benytte vaskede sten for at undgå de støvgener der opleves. Lignende forsøg er foretaget på Klirevej med et godt resultat.

Bestyrelsen tog forslaget til efterretning.

Beretningen blev herefter taget til efterretning af generalforsamlingen.

Pkt. 3. Regnskab 2017 samt forslag til Vejbidrag for 2019.

Fremlagt af kasserer Lisbeth Horn. Kopier af det underskrevne regnskab blev udleveret på GF.

Bemærkninger til regnskabet:

Kommentar, Lis Stenfeldt, Sogneskellet stiller sig spørgende til likvide midler, men positiv for kassebeholdning i 2018.

Svar fra Lisbeth: Der er skyldige omkostninger, der blev betalt i det nye år.(2018)

Regnskabet blev herefter taget til efterretning af generalforsamlingen.

Bestyrelsens forslag om uforandret vejbidrag for 2019 blev enstemmigt vedtaget.

Pkt. 4: Behandling af fremsendte forslag fra medlemmer

Der er ikke til bestyrelsen indsendt forslag fra medlemmer, pkt. 4 udgår derfor.

Pkt. 5: Forslag til vedtægtsændringer fra bestyrelsen

Forslaget er fremsendt til alle 254 grundejere som bilag til indkaldelsen samt udleveret på GF.

Forslaget blev fremlagt og gennemgået af Børge Nissen.

Generalforsamlingen besluttede under gennemgangen at tilføje ændringer til forslaget jf. følgende punkter:

§4, stk. 7:

’ Kun emner, der er optaget på dagsorden, kan behandles på generalforsamlinger.’

ændres til:

På generalforsamlinger kan der kun foretages afstemninger og beslutninger for emner, der fremgår af den udsendte dagsorden. Der kan på en generalforsamling ikke stemmes eller besluttes under pkt. ’Eventuelt’.

Et på GF fremsat ændringsforslag for §5, stk. 3 om at tekst ’mindst 2/3’ ændres til ’mindst ½’ opnåede ved afstemning ikke flertal.

Generalforsamlingen vedtog herefter enstemmigt det fremlagte ændringsforslag med tilføjelse af ovenstående ændring af §4, stk. 7.

Endelig godkendelse og ikrafttræden fordrer dog, at et simpelt flertal af fremmødte stemmeberettigede på en ekstraordinær generalforsamling eller på den ordinære generalforsamling 2019 også stemmer for ændringerne.

Pkt. 6: Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer

På valg:

Lisbeth Horn – genvalg modtages.

Børge Nissen – genvalg modtages.

Ingen modkandidater opstilles.

Begge valgt med applaus.

Pkt. 7: Valg af 2 bestyrelsessuppleanter

På valg:

Jens Overgaard – genvalg modtages.

Jens Ove Hansen – genvalg modtages.

Ingen modkandidater opstilles.

Begge valgt med applaus.

Pkt. 8: Valg af revisor

På valg:

Henrik Kaae – genvalg modtages.

Ingen modkandidater opstilles.

Henrik valgt med applaus.

Pkt. 9: Valg af revisorsuppleant

På valg:

Ole Gottwall – genvalg modtages.

Ingen modkandidater opstilles.

Ole valgt med applaus.

Pkt. 10: Eventuelt

Efter henvendelse fra medlem fremsætter Rikke Goerlich et muligt problem med sikker fremkommelighed for cykler grundet den øgede udlægning af sten på vejene.

Indlæg til emnet:

Gitte, Under Rønnene og Christensen, Skovfyrvej forslår, at der udlægges et mindre lag sten.

Jens Overgaard, Skovfyrvej uddyber at stenlaget bidrager til bedre dræning af vejene men kan også nikke genkendende til problem med sikker kørsel på cykel, i en forholdsvis kort periode efter udlægning af sten.

Jens Overgaard, Skovfyrvej fremfører, at sten flyttes i forhold til trafikbelastningen, cyklister opfordres til at søge de spor på vejen, hvor stenlaget er tyndest.

Christensen Skovfyrvej opfodrer til, at lade bilen trække i første gear med højre fod solidt plantet ved siden af speederen for at undgå høj fart.

Børge, Bjergfyrvej foreslår, at vi alle bidrager med at ’tromle’ vejsiderne ved køre i vejkanterne

Anne, Nobilisvej foreslår, at grundejere lægger sten på ikke ejede græsareal ud til vejen.

Debat om emnet afsluttes med, at bestyrelsen tager emne og debat til efterretning med henblik på efterfølgende opfølgning.

Bent Korstgård, Åstrup Strandvej foreslår, at Ellestien åbnes mod Åstrup Strandvej med henblik på at aflaste de nord/syd gående grusveje.

Lisbeth Horn beretter, at åbning af Ellestien er grundigt undersøgt i 2015/2016, og at denne sag pt. ikke kan drives videre af bestyrelsen.

Thor Bramsen, Skovfyrvej foreslår, at Vejlauget SHN også opfodrer grundejere i Grundejerforeningen SHN til at varetage pligtig vedligeholdelse af bevoksning i skel samt fjernelse evt. af selvbestaltede kampesten og pullerter i græsrabatten.

Rikke Goerlich, formand præciserer, at vejlauget bortset fra trafiksikkerhedsmæssige farer, ikke pt. har planer om at agere som politimænd.

VL-SHN følger op med GF-SHN.

Morten Fauerby, Skovfyrvej roser vejlauget for deres store indsats. Morten ønsker endvidere, at domæne og betaling for vejlaugets hjemmeside overdrages til vejlauget.

Bestyrelsen tager emnet til efterretning med henblik på efterfølgende opfølgning.

Olsen, Under Lindende har oplevet at selvfinansieret behandling med støvhæmmende DustTex umiddelbart efterfølgende er spoleret af udlægning af sten. Bedre koordinering vedr. tilføjelse af sten på ny behandlet DustTex ønskes.

Jens Overgaard erkender og beklager hændelsen og fortæller, at der er tale om en fejl fra grus leverandørens side.

Gitte, Under Lindende, foreslår et tlf. opkald til Jens med information om, hvor og hvornår vejen er behandlet med DustTex.

Thor Bramsen, Skovfyrvej bemærker at vejenes bærelag nu er i orden, og dermed er støvproblem måske også mindre nu.

Åse, Under Rønnene spørger om en forhøjelse af vejbidrag kan betyde, at alle kan få DustTex.

Bestyrelsen tager emnet til efterretning med henblik på efterfølgende opfølgning.

Rikke præciserer, at grundlag for bestyrelsens arbejde er at opbygge en bedre økonomi og på baggrund heraf, at vurdere hvilke muligheder, der er realistiske.

Afsluttende bemærkning fra Rikke:

Rikke finder det meget inspirerende at høre medlemmernes gode input og vil meget gerne prøve at arbejde videre med dem. Alle opfordres til en aktiv dialog med Vejlauget.

Dirigenten afsluttede generalforsamlingen med tak til deltagerne for udvist disciplineret debat.

Til stede: Børge, Palle, Jens Ove og Rikke   

Dagsorden:

Notater fra vores dirigent Niels Herping til drøftelse.

Beretning til generalforsamling.

Punkt 6. I følge gældende vedtægter er der 3 på valg i lige år. På indkaldelsen er der kun anført 2.

Nye vedtægter:

§ 4, stk. 4 kan give bestyrelsen en udfordring, hvis fristen for indkaldelse til               generalforsamling lige præcis overholdes.

§ 5, stk. 1 – 5

Det er aftalt, at Børge kontakter Niels og vi fastholder, at pga sidste år, hvor 3 bestyrelsesmedlemmer gik af, at vi har to på valg i år. Fremover er der to på valg i lige år og 3 på valg i ulige år – ref vores sidste bestyrelsesmøde.

Ref § 4, stk 4: Fastholdes

Ref § 5 stk. 1-5 Fastholdes

Aktuelle omkostninger for møder, udgifter i forhold til print etc, skal indgives.

Beretning blev gennemgået og vedhæftes.

Ref. RG