Forfatter: Vejlauget

Til stede: Rikke, Lisbeth, Palle, Børge og Trine

Dagsorden:

1. Opfølgning på sidste møde; d. 18.04.2018
2. Fordeling af arbejdsopgaver til Generalforsamlingen

Ad. 1: Opfølgning på sidste møde:

Der er kørt stabilt grus på de sidste tværveje, og der kommer nødder på i næste uge. Nu mangler vi kun at udbedre de små stikveje☺. Jens og Ole regner med at gå i gang med dem efter tværvejene.

Ad. 2: Fordeling af arbejdsopgaver til generalforsamlingen:

• Lokalet er booket. Børge henter nøglen.
• Palle handler ind (småkager, servietter etc.)
• Alle i bestyrelsen kommer kl. 18.30 og laver kaffe etc
• Referent: Thor har været venlig at sige ja til den opgave
• Dirigent: ?? Rikke spørger NIels
• Revisor: Henrik fortsætter som revisor – tak
• Børge laver indkaldelse, sender rundt til bestyrelsen til godkendelse og vi fordeler til de husstande, der ikke har opgivet mailadresse.

Ref. TT

Til stede: Rikke, Lisbeth, Palle, Jens Ove, Jens, Børge og Trine

Dagsorden: Opfølgning på sidste møde; d. 13.03.2018 

Ad. 1) Forslag til vedtægtsændringer:

Forslag, revideret af Rikke, Børge og Trine, som et oplæg til dette møde, gennemgås og ændres. Forslaget vedhæftes til indkaldelsen til generalforsamlingen d. 18.06.2018.

Ad. 2) Gennemgang af tekst til hjemmesiden:

Gennemgås. Godkendt af bestyrelsen. Vedhæftes referatet.

Ad. 3) Gennemgang af regnskab:

Punktet udskydes til næste møde.

Ad. 4: Kommende generalforsamling:

1. Datoen er fastsat til d. 18.06.2018 kl. 19.30 i Skæring kirke. Bestyrelsen mødes kl. 18.30.
2. Dirigent: Bent Andersen? Palle spørger Bent.
3. Referent: Thor Bramsen? Trine spørger Thor.
4. Revisor : Rikke spørger Henrik

Evt.

• Referat omkring kommunens informationsaften om lokalplan fra Børge og Rikke
• Diskussion om hvorvidt vi i Vejlauet skal lade repræsentanterne fra grundejerforeningen repræsenterer os, eller om vi selv skal deltage.  Bestyrelsen er enige om, at vi selv deltager.
• Bestyrelsen vedtager, at Rikke skriver til Morten Faurby og Mads Peter Bach fra Grundejerforeningen og Ingrid Møller, at vi gerne vil mødes med dem for at sikre at alles interesser vil blive varetaget. 
• Kommunikationen i fht. ideer til lokalplanen skal gå begge veje.

Hvis vi fremover nedsætter arbejdsgrupper, sendes en mail ud til de andre bestyrelsesmedlemmer før arbejdsgruppen påbegynder sit arbejde.

Dato for vores næste møde er aftalt til den 15 maj klokken 18.30 hos Lisbeth, Granstien 6.

Referat fra bestyrelsesmøde d. 31.01.2018

Til stede: Rikke, Lisbeth, Børge,  Jens Ove, Jens O. og Trine

Afbud: Palle

Dagsorden: Opfølgning på sidste møde d. 30.10.17:

1. Mobilpay
2. Hjælper til Palle og Jens
3. Tekst til hjemmesiden omkring mailadresser
4. Klistermærker til biler
5. Opfølgning på vores rundskrivelse:

• Medlemstal pr. 01.01.18
• Udkast til nyt brev, inkl tekst om at bidrag følger årets kalender

1. Gennemgang af vedtægter v/Børge, herunder ændringsforslag: kontingent ændres til vejbidrag

1. Fastsættelse af dato til generalforsamling

Ad. 1: Lisbet har undersøgt mobilpay: Vi skal have et Buisiness-mobil pay med en 5-cifret kode. Der er ingen gebyr ved opstart, det koster kun 31øre pr. transaktion. Lisbet bestiller et nr., så vi kan få det skrevet ind i næste omdelingsbrev.

Ad 2: Ole  Gottwald, Granstien 8, har meldt til at ville hjælpe med traktorkørslen. Jens O. taler med ham.

Ad. 3: Børge forfatter tekst til hjemmesiden vedr. opgivelse af mailadresser , sender teksten til Palle, som venligst bedes sætte det på hjemmesiden.

Ad. 4: Pris på klistermærker: 100stk labels med tekst koster 1.300kr. Diskussion om hvorvidt Vejlauet skal investere i klistermærker og/ eller større vejskilte. Det besluttes, at det ikke er tiden, at vi skal investere i skilte eller klistermærker.  Vejlauets opgave er at vedligeholde vejene.

Ad. 5: Ultimo 2017: 138 medlemmer (incl. Haveforeningen) – dvs. en tilvækst på 17 i fht. ultimo 2016. Rikke og Børge har forberedt 2 forslag til nyt omdelingsbrev. De blev diskuteret. Rikke og Børge lægger sidste hånd på brevet. Mobilpaynr. tilføjes. Børge laver lister og Rikke laver kuverter. Omdelingen sker på samme måde som i efteråret.

Ad. 6: Børge sender et oplæg til vedtægtsændringer rundt til bestyrelsesmedlemmerne, som kan kommentere på oplæget inden eller på næste bestyrelsesmøde tirsdag d. 13/3 kl. 18.30 hos Jens , Nordmanvej 43

Ad. 7: Forslag til dato for generalforsamling 2018: d. 18. eller d. 26. juni 2018. Børge kontakter kirken i fht. om vi igen i år kan benytte kirkens dejlige lokale.

Evt:

• Vi gennemgik økonomien.
• Orientering: Der er også lagt ny belægning på stikvejen Skovfyrvej 9-15, som ejerne på stikvejen selv har betalt. Hvis nogen er interesseret , kan de kontakte Jens Overgård, Skovfyrvej 13.
• Gangstien mellem Under Lindene og Åstrup Strandvej i den nordlige ende er meget våd/glat. Hvis det er muligt, vil det være ønskværdigt, at der blev lagt lidt grus. Jens ser på det.
• Der har været forespørgsler fra enkelte ejer i fht. at få lagt grus i deres indkørsel. Bestyrelsen har besluttet, at vi kun  sørger for fællesvejene.

Ref. TT

 

Til stede: Rikke, Lisbeth, Palle, Jens Ove, Børge og Trine

Afbud: Jens Overgaard

Dagsorden: Opfølgning på sidste møde; d. 19.09.17 i fht. huskelisten

1. Lisbet: Checke med Thor omkring mobile pay – telefonnummer
2. Notater fra omdeling vedr. tomme grunde etc.
3. Trine og Rikke: tilbyde nødder til de, som p.t. ikke får lagt belægning på hhv. UL og Ellestien
4. Palle: Rette hjemmesiden for oplysninger, der ikke er relevante, Flytte referater fra back-end til front-end.
5. Lisbet og Børge: Styr på kontantbetaling/dobbeltbetaling.
6. Lisbet og Jens O.: Kontakte mulig hjælper til Jens og Palle.
7. Evt.

Ad. 1: Lisbet har kontaktet banken angående pris på mobile pay, men har ikke fået svar. Vi har fået et CVR.nr. og skal have et billigt abonnement. Vi beslutter, at vi prøver af i et år, om mobile pay kan svare sig. Evaluerer derefter på det.

Ad 2: For brev sendt ud – se bilag. Noter vedr. tomme grunde etc. blev videregivet til Børge.

Børge informerede om, at der pr. 31.12.16 var 116 medlemmer + haveforeningen, pr 16.09.17 var der 107 medlemmer + haveforeningen og pr. d.d. 121 medlemmer +haveforeningen, altså 14 nye! Børge har fået rigtig mange positive tilkendegivelser på, at vejene er blevet tydeligt bedre – Store klapsalver til Jens og Palle for den ihærdige indsats.

I næste omdelingsbrev skal det fremgå, at betalingsåret følger kalenderåret.

Ad. 3: Rikke og Trine har været rundt og tilbyde belægning og oplysningerne er videregivet til Palle.

Ad. 4: Palle har rettet hjemmesiden for oplysninger, der ikke er relevante og har flyttet referater fra back-end til front-end. Børge foreslår en fane med aktuelt. Palle opdaterer løbende.

Ad. 5: Børge orienterer om, at der er styr på kontant- og dobbeltbetalinger. Kontantbetaling kan kun ske hos Børge, Bjergfyvej 14.

Ad. 6: Lisbet arbejder på sagen.

Evt:

• Børge foreslår, at ”kontingent” ændres til ”vejbidrag”
• Børge foreslår, at Vejlauet får lavet klistermærker til bagruden af bilen med en tekst om, at man betaler til vejlauet. Børge undersøger om det overhovedet er lovligt at sætte klistermærker i bagruden. Hvis ja, undersøger Rikke prisen for fremstilling af klistermærker. Til næste møde skal vi diskutere om Vejlauet skal bruge penge på fremstilling af klistermærker.
• Opdatering fra Palle: Der er lagt stabilt grus + nødder på Skovfyrvej + Ellestien + et ekstra lag på Svinbovej + indkøbt et ekstra læs til depotet. Et stort hul på stikvejen på Nobilisvej er også blevet repareret. Det er hensigten at lægge ny belægning på UL og UR i år.
• Jens tilbyder at hjælpe til med belægningsarbejdet.
• Børge efterlyser mailadresser på flere medlemmer. Palle sætter en tekst ind på hjemmesiden, som Børge forfatter. om at folk opfordres til at oplyse deres mailadresser til Børge.
• Næste møde 24, januar klokken 18.30 hos Børge

Ref. TT

Overdragelsesmøde 26. August 2017.

Deltagere:

Thor Bramsen

Henrik Kaae

Palle Nyberg

Børge Nissen

Trine Tholstrup

Lisbeth Horn

Rikke Goerlich

Vi opretter cvr-nummer for foreningen, dette muliggør blandt andet paypal betaling og gør det mere enkelt i forhold til, når der er personskifte i forhold til vores bankkonto i Danske Bank.

Informationer og underskrifter til banken er på plads, således vi snart har adgang til kontoen. Indtil formalia er helt på plads i banken, har Henrik stadig adgang, så udgifter kan betales.

Lisbeth og Rikke er underskrivere på kontoen. Børge får adgang til kontokik, da det vil lette processen med at registrere betalende medlemmer.

Banken har anbefalet, at vi tegner forsikring for at være på forkant, hvis der skulle komme uforudsete udgifter, der ellers skal dækkes personligt. Da vi ikke ser grund til dette, vælger vi at spare de ca. 1100,- kroner årligt.

Lisbeth har fået overdraget bilag, materiale samt kontant-kassebeholdning fra Henrik.

Rikke har fået overdraget usb-stik med relevante informationer omkring vejlauget fra Thor samt mappe med oplysninger fra Henrik.

Palle bestiller sten til udbedring af huller, specielt på Skovfyrvej.

Børge er i gang med ajourføring af medlemsliste.

Ved første bestyrelsesmøde, den 19. September, fastlægger vi planerne for årets videre vejarbejde og vores interne fordeling af diverse opgaver.

Referat fra bestyrelsesmøde d. 19.09.2017

Til stede: Rikke, Jens, Lisbeth, Palle, Jens Ove, Børge og Trine

Afbud: Ingen

Dagsorden:

1. Strategi og handleplan
2. Opfølgning på overdragelsesmøde
3. Opfølgning fra GF
4. Medlemsliste og omdeling af skrivelse
5. Evt.

Vi tog dagsorden i alternativ rækkefølge

Ad 4)

• Vedr. medlemsliste: Børge informerede om, at der er 104 betalende medlemmer + haveforeningen i Vejlauet ud af 249 parceller+haveforeningen – i alt betalt 57.000kr. i kontingent pr. 15.09.2017. Der er ca 30 nye betalende, ca samme antal er faldet fra.
• Hvordan får vi flere med i Vejlauet?

Skrivelse: Vi aftalte at lave en skrivelse til samtlige parceller. Rikke og Børge har begge lavet et forslag. Drøftelse af indhold. Det blev aftalt, at Rikke og Børge samskriver og sender et forslag til bestyrelsens medlemmer.

Vi fordelte os som følger i fht. uddeling af skrivelsen:

Under Lindene: Palle

Skovfyrvej: Jens

Under Rønnene+Ellestien+Åstrup Strandvej 57: Trine

Normanvej+Sogneskellet: Rikke

Bjergfyrvej+Svinbovej: Børge

Granstien (halvdelen): Lisbeth

Granstien (den anden halvdel)+Nobilisvej: Jens Ove

Mobil pay: Vi vil bestræbe os på at gøre indbetaling så let som muligt. Lisbeth tager kontakt til Thor og banken i fht. at få oprettet et Mobil Pay nr.

Ad. 2+3)

• Vedr. CVR: Er oprettet. Muliggør betalinger.
• Forsikring: Vi har besluttet ikke at bruge penge på en forsikring.
• 20km skiltning: Kan ikke lade sig gøre, da det ikke er lovligt.
• Støvgener og vejbelægning: Dusttex er en mulighed, men en dyr mulighed, som kun holder i ca 1 måned afhængigt af nedbøren i perioden. Vi kan konstatere, at den nye belægning på Skovfyrvej har reduceret støvgenerne betydeligt. Metoden er billigere ; Skovfyrvej, Svinbovej  + stabilt grus flere steder på Ellestien vil ca koste 22.000-25.000kr anslår Palle. Metoden har  en større holdbarhed end Dusttex. Bestyrelsen besluttede at arbejde videre på løsningen med ny belægning –  i første omgang på de store, mest befærdede veje; Under Lindene, Under Rønnene og Ellestien. Derefter de mindre veje og stikvejene.

Palle og Jens, som kører med traktoren, anførte, at arbejdet med at vedligeholde vejene er blevet større efter at belægningen er blevet udbedret. De anmoder om at få en tredje mand/vikar til at dele opgaven med. Lisbeth kender en, der måske vil hjælpe. Hun tager kontakt.

Der er få parceller, der ikke er med i Vejlauet og selv står for vedligeholdelsen af vejen ud for deres parcel. Det blev besluttet, at Rikke og Trine opsøger dem mhp. at få en tilkendegivelse af om de vil have ny belægning på vejen ud for deres parcel.

Vandafledning: Jens og Palle har fokus på de steder, hvor der samler sig mest vand. Der bliver løbende fyldt stabilt grus på – når vejen hæves, laver vandet ikke så store huller.

Hjemmesiden: Palle, webmaster,  reviderer hjemmesiden til næste møde. Rikke opfordrer medlemmerne til løbende dialog – ikke kun til generalforsamlingen. Børge anfører at vedtægterne trænger til en opdatering. Han laver et forslag til næste bestyrelsesmøde.

Ad. 1) Strategi og handleplan:

• Betalingsmetoderne gøres lettere; Mobil Pay.
• Prioritering: Belægning af ”nødder” på de store veje, derefter på de små veje og stikvejene.
• Løbende vurdering i fht. vandafledning.
• Vision: at blive mange flere medlemmer i Vejlauet
• Vision: Positiv dialog, solidaritet og fællesskab
• De vej-sagkyndige eksperter Jens og Palle skønner, at der nok ikke bliver behov for en arbejdsweekend i år, fordi vejene er blevet udbedrede. 

Ad. 5) Næste bestyrelsesmøde: afholdes d. 25.10.2017 kl. 18.30 hos Palle, Under Lindene

Ref: Trine

Referat Vejlaugs møde 22 maj 2017

Agenda:

• Opfølgning aftalte aktiviteter vinter 2016-2017
• Generalforsamling

Deltagere:

1. Thor Bramsen
2. Børge Nissen
3. Lisbeth Horn
4. Palle Nyberg

Fraværende

1. Jacob Troelsen
2. Henrik Kaa
3. Mikkel Troelsen

Opfølgning aftalte aktiviteter vinter 2016-2017:

I slut november afholdte Vejlauget en arbejdsdag. Ca. 20m3 grus blev fordelt vibreret og rettet af. Ca. 8 frivillige deltog i arbejdet. I foråret 2017 er Jens tiltrådt som ekstra traktor fører. Palle og Jens deler kørsel hver anden uge. Dette har fungeret rigtigt godt og kvaliteten på veje har været rigtig god. Det er aftalt at Palle bestiller mere grus til Svinbovej, hvor vi stadig kæmper med huller efter regnvejr. Jens har bygget materiel kasse ved traktor plads, således væsker og tilbehør til traktor nu kan opbevares sikkert. Den øgede kørsel i foråret har resulteret i behov for nye skær på høvl. Palle bestiller 2 nye sæt.

Generalforsamling:

Det er aftalt at generalforsamlingen i år afholdes et sted hvor vi ikke skal betale for lokaler.. Det er aftalt at vi selv køber kaffe og medbringer sodavand og øl der kan købes til arrangementet på denne måde kan vejlauget evt. få en lille indtægt i stedet for en udgift.

Thor og Lisbeth udarbejder og printer indkaldelse til generalforsamlingen. Vejlaugets bestyrelse omdeler denne skrivelse sammen med opkrævningsgebyr for medlemskab inden den 30 Maj.

Børge undersøger muligheder for afholdelse Generalforsamling i nærområde f.eks. Skæring Kirke

Henrik sørger for at revideret budget er udarbejdet inden næste bestyrelsesmøde.

Thor sender opdateret medlemsliste til Børge som fremover varetager vedligehold af medlemslisten

Thor undersøger mulighed for tilknytning af nye betalingsmetoder hos vores bank.

For detalje planlægning af generalforsamling afholdes endnu et bestyrelse møde den. 22 Maj. Hos Lisbeth Horn.